반성문 잘 쓰는 법. 유퀴즈 문서의 신, 백승관 님 편.

반성문 잘 쓰는 법. 유퀴즈온더블록 문서의 신, 백승관 님 편. 

글쓰기는 참 쉽지 않습니다. 좋은 글의 기준은 사람마다 다를 수 있겠지만, 기본적으로 글은 말하고자 하는 바를 잘 요약해야 하고 읽는 사람이 잘 이해할 수 있도록 써야 합니다. 따라서 개인적으로는 글의 양식, 문서의 양식 또한 글쓰기에 포함된다고 생각합니다. 왜냐하면 글 또는 문서의 양식이 잘 갖춰지면, 지면을 효율적으로 사용할 수 있을 뿐만 아니라 가독성 또한 높아져 독자들이 더 쉽게 이해할 수 있기 때문입니다.

 

이번 포스팅에서는 어떻게 하면 문서 혹은 보고서를 더 잘 쓸 수 있는지에 대해 알아보려고 합니다. 이를 위해 유퀴즈언더블록에 출연하신 백승관 님이 전해주는 이야기를 참고해 볼 텐데요. 백승관 님은 과거 청와대 홍보수석실 행정관으로 근무한 적이 있고 지금은 보고서 작성 강의나 컨설팅 업을 하고 있어, 가히 문서의 달인으로 불리고 있습니다.

 

반성문 잘 쓰는 법. 유퀴즈온더블록 문서의 신, 백승관 님 편. 

 

폰트는 어떻게

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그렇다면 가독성이 좋은 보고서는 어떻게 써야 할까요?

사실 보고서는 상급자가 독자가 되는 글입니다. 상급자는 대부분 연장자일 가능성이 높은데요. 연장자인 독자를 배려하는 보고서를 작성해야 하므로 폰트 종류와 크기가 중요한데요.

 

백승관 님은 폰트 종류로 휴먼 명조체를 추천합니다. 휴먼 명조체는 신뢰감과 안정감을 주며, 디자인 요소가 없어 공문서에 적합하다고 하는데요. 고딕 계열의 폰트는 파워포인트 같은 디지털 화면에서 볼 때 좋은 폰트이지만, 종이 출력물에는 적합하지 않다고 합니다.

사진 출처: https://www.youtube.com/watch?v=ZRTJxA3UDWk

폰트 크기는 15~16 사이즈가 상급자가 보기 편하며, 15~16 사이즈의 폰트 크기로 문서를 작성하다 보면 지면을 많이 차지하게 됩니다. 그래서 좌우 여백을 좁게 하고 줄 간격을 130%으로 하여, 읽기도 편하고 글자도 많이 들어간 보고서를 작성할 수 있다고 합니다.

 

복잡하게 들릴 수도 있겠지만, 제목과 소제목, 내용의 폰트 크기를 정해 양식 파일을 만들어 놓으면, 나중에 새로운 보고서를 작성할 때에도 글자만 바꿔 쓰면 되기 때문에 실제로는 매우 간단하다고 하네요.

 

보고서는 두괄식으로

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직장인이라면 보고서를 작성할 일이 많습니다. 그리고 아마 보고서를 제출해 놓고 부연 설명하기 위해서 여러 번 상급자의 방으로 불려 간 경험이 있는 사람들도 있을 것입니다. 보고서를 많이 작성해 본 분들이라면, 보고서는 상급자가 원하는 스타일로 작성하는 것이 최고라는 사실을 잘 알고 계실 겁니다.

 

한편, 보고서 작성에 익숙하지 않은 사람들은 보고서의 결론을 가장 뒤로 빼는 미괄식으로 보고서를 작성하는 경향이 있습니다. 백승관 님은 이를, 자신이 일하는 순서대로 보고서를 작성했기 때문이라고 설명합니다. 보다 나은 보고서를 쓰기 위해서는 보고서 첫 장에 결론이 나오고 이유와 부연 설명은 뒤에 위치하는 미괄식으로 보고서를 작성해야 한다고 합니다. 그래야 보고 받는 사람 입장에서 가독성이 높아지기 때문입니다.

결재권자가 궁금한 것은 결론이므로

 

반성문 잘 쓰는 방법 (시말서)

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반성문이나 시말서는 가장 먼저 잘못했다는 내용 부터

시말서 또는 반성문을 잘 쓰는 방법은 다음과 같습니다. 가장 먼저 서두에서 잘못했다고 인정하고 사과를 해야 하겠습니다. 그다음 왜 그 일을 저질렀는지 이유를 설명하고, 마지막으로 다시는 이런 일이 재발하지 않는다는 약속을 꼭 넣어야 한다고 합니다.

 

혹여나 서두에 잘못을 인정하는 글 대신, 잘못하게 된 이유와 배경을 구구절절 설명하면 안 된다고 합니다. 처음부터 핑계 대는 것처럼 보이기 때문입니다. 또한 '어쨌거나 잘못했습니다', '이유 여하를 불문하고' 등의 표현은 삼가야 하는데요. 이런 표현들은 속으로는 잘못을 인정하지 않는데 억지로 사과를 한다는 뉘앙스를 풍길 수 있기 때문입니다. 그리고 반성문, 시말서는 컴퓨터로 작성하지 말고 자필로 하는 것이 보다 성의 있어 보이겠습니다.

 

아래 광고 후 이야기 계속됩니다.

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유퀴즈온더블록에 출연한 백승관 님은 또한 이메일 쓰는 법에 대해서도 간단한 팁을 알려주었는데요. 이메일은 업무로 보내는 글이지만 문서와 편지의 요소를 갖추는 것이 좋다고 했습니다. 즉, 이메일 도입 부분을 안부나 날씨, 계절 이야기 등으로 부드럽게 글을 시작하라는 것입니다.

좋은 글이란 좌에서 우로, 가까운 데서 먼 곳으로, 버드뷰처럼 하늘에서 내려다보는, 질서가 있는 글이라고 한 부분이 개인적으로 마음에 와닿았습니다.

 

<사진 및 내용 출처: 유퀴즈온더블록>

 

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